Työyhteisön verkkoviestintä

Yliopistopedagogiikan jatkokurssin kehittämistehtävänä olen pohtimassa, miten yliopistolla tulisi mahdollisesti uudelleen järjestää henkilökunnan (professorit, tutkijat, opettajat ja muu henkilökunta) ja opiskelijoiden käyttämiä keskinäisen viestinnän muotoja ja välineitä. Aiemmin keväällä kirjoitin täällä artikkelin opettajan informaatiohorisontista, millä tarkoitan kunkin yksilön itsensä tunnnistamia ja käyttämiä tiedonhankinnan lähteitä ja kanavia, mutta myös viestinnän keinoja, joilla selvitään vaikkapa arkisista työtehtävistä (Sonnenwald ja Wildemuth 2001).

Olen suunnitellut rajaavani Yliopistopedagogiikan jatkokurssin aihettani siltä osin, että tarkoituksenani on tarkastella ainoastaan tietoverkoissa tapahtuvaa tiedonhankintaa, opetusta, ohjausta ja viestintää. En siis aio tarkastella esimerkiksi kasvokkain tapahtuvia kokouskäytäntöjä, ryhmätyötilanteita, luokkahuoneissa tapahtuvaa opetusta tai kahvipöytä-/käytäväkeskustelun tapoja.

Kehittämistehtäväni perustan seuraavaan käytännön ongelmaan, jonka olen havainnut sekä omakohtaisesti että kollegoiden kanssa käytyjen keskustelujen perusteella. Tampereen yliopistolla on tällä hetkellä lukuisa määrä erilaisia viestinnän kanavia niin henkilökunnan kuin opiskelijoiden käyttöön. Ensinnäkin henkilökunnalle ja opiskelijoille suunnataan tiedotuksia yliopiston Internet- ja Intra-sivuilla. Erilaiset sähköpostilistat ovat käytössä sekä opiskelijoilla että henkilökunnalla, ja niitä käytetään niin tiedottamiseen kuin keskustelemiseenkin. Moodlea käytetään erilaisten ryhmien kesken, eikä vain opiskeluun, vaan myös henkilökunnan ryhmätyökaluna. Osa opiskelijoille suunnatusta tiedottamisesta tapahtuu myös Facebookissa. Ja osa henkilökunnasta käyttää puolestaan keskinäiseen viestintään muun muassa Yammer palvelua. Näiden kaikkien lisäksi voidaan käyttää Google Drivea, Google+:aa, Twitteriä tai tämän blogin kaltaisia enemmän tai vähemmän henkilökohtaisia julkaisu ja keskustelukanavia. Osa edellä mainituista viestimistä tukee myös reaaliaikaista viestintää (chat tai videoneuvottelu), tai sitten edellisten lisäksi käytetään vielä erikseen erilaisia reaaliaikaisen viestinnän välineitä ja palveluita. Ja kaiken tämän päälle voi käytössä olla vielä monenlaisia muita palveluita esimerkiksi tehtävien ja ajankäytön hallintaan (Doodle, Asana jne.).

Kanavien, välineiden ja palvelujen kirjon hyvä puoli on se, että toisistaan erillisinä niitä on tavallaan helpompi hallita. Nykyisellään mikään väline ei yksistään sovellu kaikenlaiseen viestintään tai ongelmanratkaisun tarpeisiin, jolloin on luonnollisesti paras käyttää kuhunkin tilanteeseen parhaiten soveltuvaa välinettä. Yhdellä foorumilla esimerkiksi keskustellaan, toisella jaetaan dokumentteja ja kolmannella sovitellaan aikatauluja. Näin erityyppiset ongelmaratkaisutilanteet ovat joissain tilanteissa helpommin hahmotettavia ja hallittavia.

Huonoja puolia on taasen lukuisia. Kenties suurin ongelma on se, ettei mikään nykyisistä viestintävälineistä tue sellaista yhteisöllisyyttä mihin kaikki toimijat (henkilökunta ja opiskelijat) otettaisiin mukaan tasavertaisina jäseninä. Viime keväänä kollegan kanssa muun muassa pohdimme, josko opiskelijat ja koko henkilökunta kutsuttaisiin käyttämään aktiivisemmin Yammeria. Tänä syksynä kuitenkin selvisi, että uudet student.uta.fi sähköpostiosoitteen omaavat opiskelijat eivät pääse ainakaan suoraan Yammeria käyttämään.

Toinen varsin olennainen ongelma on lähinnä tekninen. Esimerkiksi Facebook ja Yammer ovat ulkopuolisen tahon hallinnoimia palveluita. Tällöin yliopistolla organisaationa ei ole valtaa vaikuttaa näiden palveluiden rakenteeseen ja toimintaan juurikaan millään tavoin. Sellaiset palvelut kuin Intra ja Moodle, jotka taasen ovat organisaation itsensä hallinnoimia, eivät puolestaan nykyisellään sovellu sellaiseen sosiaaliseen viestintään mitä Facebook ja Yammer mahdollistavat. Moodlessa toki löytyy työkaluja niin keskusteluun, wikidokumenttien laatimiseen tai blogien kirjoittamiseen, mutta yksikään niistä ei toimi nykyisellään riittävän joustavasti. Esimerkiksi työryhmä ei pysty jakamaan taulukkoa muutoin kuin esimerkiksi DropBoxissa tai Google Drivessa.

Olisikin syytä ensinnä kartoittaa mitä keskinäisen viestinnän tilanteita ja tarpeita henkilökunnalla ja opiskelijoilla ylipäätään on, ja sitten ryhtyä pohtimaan minkälaisilla ratkaisuilla toimintaa voitaisiin tukea. Tämä puheenvuoro on tarkoitettu alustukseksi keskustelun aloittamiselle. Tämän kehittämistehtävän yhtenä keskeisenä tarkoituksena onkin niin sanotusti "nostaa kissa pöydälle", eli omalta osaltaan saada keskustelua aiheesta aikaiseksi. En väitä olevani ensimmäinen enkä varmasti viimeinenkään joka näitä asioita on pohtinut. Yksi keskeinen ongelma kuitenkin tässäkin keskustelussa on. Ensin pitäisi nimittäin päättää, millä foorumilla keskustelu pitäisi käydä, jotta se osallistaisi kaikki mahdolliset tahot joita tämä koskee. Nyt ainakin aluksi ajatuksena on tarkoituksellisesti käyttää niin sanotusti ulkopuolista palvelua, eli tätä blogia, jotta kaikilla asiasta kiinnostuneilla olisi periaatteessa yhdenvertainen pääsy osallistua ainakin kommentoimalla. Voidaan toki ensin pohtia juuri sitä, olisiko jokin muu foorumi parempi.

Kuten edellisessä opettajan informaatiohorisonttia käsittelevässä kirjoituksessani, myös tässä esitän yhden esimerkin keskinäisviestinnän ongelmista ja mahdollisuuksista.

Tapaus oppiainekirjaston järjestäminen


Reilu vuosi sitten Tampereen yliopiston Informaatiotieteiden yksikkö muutti yhteisiin tiloihin kampuksen Pinni B rakennukseen. Tällöin Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median oppiainekirjasto päätyi muuttolaatikoista yhden seminaarihuoneen seinustalle sikin sokin hyllyihin paiskottuna. Tämän lisäksi oppiaineen kokoelmiin kuuluva harvinainen pelitutkimuksen kirjasto päätyi hajautettuna turvaan useamman tutkijan kammioihin.

Kun alettiin muilta kiireiltä pohtia, miten oppiainekirjasto saataisiin jälleen järjestetyksi, päätettiin siitä järjestää opiskelijoille käytännön kirjastotyön oppijakso. Ja tästä sitten alkoikin yksi itselleni mielenkiintoisimmista haasteista, kun on pitänyt miettiä millä foorumilla mistäkin projektin osa-alueista keskustellaan.

Aluksi oppiainekirjaston järjestämisestä ja käytännön kirjastotyön jakson perusteamisesta keskusteltiin muutaman henkilökunnan jäsenen kesken Yammerissa ja sähköpostitse. Kuvaavaa on , että kun kysyin mielipiteitä ja ehdotuksia Yammerissa, sain yhden vastauksen ja ehdotuksen sähköpostitse. Tässä tulee muun muassa ilmi ero eri "käyttäjäsukupolvien kesken", kun "vanhemman käyttäjäsukupolven" edustaja käytti mieluummin sähköpostia kuin esitti vastaustaan "nuoremman käyttäjäsukupolven" suosimaa sosiaalisen median palvelua.

Seuraavassa vaiheessa asia tuotiin koko henkilökunnan kesken (tässä tarkoittaa Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median tutkijoita ja opettajia) yhteisessä viikkopalaverissa. Näin kasvokkain tapahtuvassa keskustelussa oli muun muassa helppo nopeasti sopia, millä foorumilla keskustelua jatkettaisiin syvällisemmin. Yksimielisesti päätettiin käyttää Uta Yammerin TRIM-aluetta projektin etenemisestä tiedottamiseen muulle henkilökunnalle.

Kun käytännön kirjastotyön kurssia perustettiin, lähetettiin siitä opiskelijoille tiedote muun muassa UDK ainejärjestön sähköpostilistalle ja yksikön Facebook sivuille. Tällä hetkellä nämä kaiksi kavaa ovatkin virallisemman opinto-oppaan ja kurssivujen lisäksi järkevä tapa saada tieto opiskelijoille.

Kurssille perustettiin luonnolisesti Moodle-sivut kurssille valittujen opiskelijoiden ja opettajien yhteistyön tueksi. Koska kurssilla on tarkoitus oppia myös nimenomaan erilaisten yhteistyövälineiden käyttöä, jaettiin opiskelijat erilaisiin rooleihin työtehtävittäin. Yhdelle tuli tehtäväksi toimia tiedotusvastaavana, toiselle koordinaattorina, kolmannelle, työnjohtajana jne. Tehtäviä on tarkoitus myös vaihtaa kurssin aikana. Vastaavasti jokainen joutuu tutustumaan kuhunkin tehtävään soveltuviin välineisiin. Koordinaattori joutuu tutustumaan tehtävienhallinnta- ja kalenterisovelluksiin, tiedotusvastaava blogityökaluun ja työnjohtaja tiedotojen jakamiseen soveltuviin työvälineisiin.

Nyt siis jo yhden oppijakson yhteydessä joudutaan miettimään, mitä välineitä, viestimiä ja/tai palveluja joudutaan käyttämään missäkin tarkoituksessa. Kun oppijaksolla on tarkoitus myös luoda ja ylläpitää keskusteluyhteyttä oppiaineen henkilökuntaan, on myös mietittävä mitä välinettä ja foorumia siihen käytetään. Ainakin aluksi kurssin toiminnasta on tarkoitus tiedottaa julkisesti Moodlen blogityökalulla, ja minä kurssin vetäjänä sitten tiedotan uutisista edelleen Yammerin TRIM-alueella henkilökunnan kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Ongelmana siis on, miten organisaatiossa tulisi järjestää tiedottaminen, keskinäinen viestintä ja tiedon jakaminen? Yhtenä vaihtoehtona on, että pidetään kiinni nykyisestä hajautetusta monen välineen käytännöstä, jotka sitten yritetään integroida vaikkapa jaetuilla RSS-syötteillä tai Twitter viesteillä. Yksittäinen toimija voisi siis esimerkiksi seurata kaikkia eri välineitä mahdollisesti vaikkapa omalla Twitteri-tilillään. Tai sitten yritetään rakentaa joko täysin uusi tai vanhaan perustuva järjestelmä tukemaan niin tiedottamista, keskustelua, tiedostojen jakamista kuin ajankäytön suunnitteluakin varten, ja tämä antaisi lisäksi kaikille toimijoille mahdollisuuden osallistua kunkin haluamalla tavalla.

Ja tämän kehittämistehtävän ajatuksena on siis tässä blogissa raportoida ja pohtia mitä erilaisia vaihtoehtoja on olemassa, sekä pohtia eri vaihtoehtojen etuja ja heikkouksia. Ja mikäli kehittämistehtävä tulee avanneeksi yleisemmän keskustelun aiheesta, saamme ehkä joskus alulle myös käytännön toimenpiteitä eri viestimien ja foorumeiden kehittämiseksi ja mahdollisesti myös integroimiseksi.

Taustamateriaalia:

• Sonnenwald, D. & Wildemuth, B. (2001). A research method to investigate information seeking using the concept of information horizons: An example from a study of lower socio-economic student's information seeking behaviour. New Review of Information Behaviour Research, 2, 65-86.